6 個辦公室行政職涯方向

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參考企業辦公室、醫療機構、牙醫診所、商務前台、教會及綜合行政案例，把使用工具、協作範圍和營運成果寫得具體清楚。

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辦公室行政人員履歷

適合：適合科技公司、商務園區及多據點辦公室行政職務。

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聚焦企業多據點採購、資產治理及行政服務流程。

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個人總結

7 年科技服務與共享辦公營運經驗，從採購助理逐步負責三處辦公據點的資產、供應商及員工服務。熟悉 Coupa、Jira Service Management、Microsoft 365 與 Power BI，擅長把零散行政需求轉成可追蹤的交付流程。

工作經歷

辦公室營運行政專員｜岬灣數位整合股份有限公司｜臺北｜2022-05–至今

在 Coupa 重整 7 個部門的請購欄位與核准路徑，和 11 位預算負責人、9 家供應商每月對照 280 張訂單，平均核准時間由 4.6 天降至 2.8 天。
以 Jira Service Management 將門禁、設備和座位需求分成 8 個服務類別，與 5 位 IT、廠務同仁每週檢視三處據點約 190 張工單，逾期案件占比由 18% 降至 6%。
把 Power BI 資產台帳連結領用人、序號及折舊狀態，協同財務與 3 個辦公室管理員清查 1,460 件設備，年度盤點差異由 74 件減至 11 件。
用 Power Automate 發送離職設備回收與帳號停用提醒，配合人資及資訊部每季處理約 36 位離職者，離職後 5 日仍未回收的資產率由 12% 降至 2%。

採購與總務協調員｜禾磐商務空間管理有限公司｜新北｜2019-02–2022-04

以 Excel Power Query 合併 4 個辦公點的文具、清潔用品用量，和 6 位樓管每月核對 320 筆領用，急件補貨由每月 27 次降至 9 次。
重新比對維修合約的叫修時段與回覆承諾，協同 12 家機電及網路廠商處理 510 張年度工單，首度到場修復率從 68% 提升至 84%。
將會議室設備、投影線材及視訊帳號納入 QR 報修表，與 2 位 IT 支援員服務 46 間會議室，預約後因設備缺件取消的場次每季由 21 場降至 5 場。
依實際進駐人數調整茶水與清潔排程，和財務及物業方檢視 14 個月帳單、共 168 筆費用，年度共同耗材支出較前一年減少 9.2%。

專案經驗

跨據點資產回收清冊｜把設備序號、保管人、折舊及回收狀態併入單一台帳，供人資和資訊共同結案。

技術：Power BI、Coupa、Power Automate、QR 標籤

行政服務需求分流板｜依風險、據點及服務承諾顯示未結的辦公室需求。

技術：Jira Service Management、Power BI、SLA、流程盤點

技能專長

辦公營運：多據點服務、資產盤點與回收、供應商 SLA、訪客與空間管理

採購財務：Coupa、請購及驗收、費用核對、預算追蹤

數位工具：Jira Service Management、Power BI、Microsoft 365、Power Automate

教育背景

東河商務科技大學｜商務營運管理學士，企業流程與採購管理學系｜2015-09–2019-06

專題：跨據點設備回收對資產帳實一致率的影響

證書與獎項

證書｜企業採購流程管理證書，北臺灣供應營運研習會（虛構），2023-09。請購、比價、驗收與供應商績效管理

獎項｜辦公資產循環提案獎，岬灣數位整合內部營運週（虛構），2024-10。建立跨據點設備再分配與回收機制

語言能力

中文（母語）、英文（可處理採購郵件及供應商會議）

醫療機構行政人員履歷

適合：適合醫院、檢驗網及區域醫療體系行政營運職務。

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呈現轉診、醫療文件品質、批價及跨院區流程管理成果。

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個人總結

6 年區域醫療與檢驗網行政營運經驗，從櫃檯資料校驗成長為跨院區轉診和批價流程管理。熟悉 HIS、OCR 文件擷取與 Looker Studio，能在病歷、申報、醫療團隊及病人服務之間維持資料完整與交接時效。

工作經歷

醫療營運行政管理師｜群禾聯合醫療中心｜臺中｜2022-08–至今

在 HIS 設計跨院轉診必填欄位與來源清單，和 6 個科別護理長及 4 位轉診窗口每月核對 1,180 件轉入資料，因病歷摘要缺漏退回的比例由 9.1% 降至 3.4%。
將 OCR 擷取的檢查報告與批價附件加入人工覆核佇列，協作病歷室及申報組處理每季 3,600 份文件，掃描後需重建檔的件數由 146 件減至 38 件。
用 Looker Studio 對照掛號、檢查與批價完成時間，與 3 院區營運主管每月檢視 14 個服務指標，轉診完成後 2 日內通知率從 76% 升至 94%。
按個資角色設置病歷調閱覆核表並記錄異常原因，與資安及法遵每月抽查 240 筆跨部門查閱，缺少用途註記的紀錄由 19 筆降至 2 筆。

醫事行政專員｜澄野復健醫療網｜彰化｜2019-07–2022-07

以 HIS 匯出治療處置及申報欄位差異表，和 5 位治療師、2 位申報人員每週核對 780 筆療程紀錄，月退件率由 3.6% 降至 1.2%。
把外院影像光碟及紙本檢查摘要改採雙人點收、病歷號遮罩流程，配合 3 個復健據點收件，每月 460 份資料的錯置檔案半年內從 17 件降為 1 件。
為高頻轉介科別建立回覆狀態代碼，與 8 家合作診所逐週追蹤 210 件轉診，超過 5 個工作日尚未回覆的案件比率由 22% 降到 8%。
將健保卡更新與批價補件清單改成櫃檯平板檢核，協助 12 位櫃檯同仁服務日均 340 人次，月底集中補登工時每月減少 31 小時。

專案經驗

跨院轉診文件驗證佇列｜依轉診來源和檢查種類顯示缺件、覆核人及回覆期限。

技術：HIS、OCR、Looker Studio、個資分級

批價附件品質抽查表｜記錄文件影像品質、申報欄位及退補原因，供申報與病歷團隊追蹤。

技術：OCR、Excel Power Query、抽樣覆核、稽核紀錄

技能專長

醫療行政：轉診資料核驗、批價文件整理、醫療紀錄調閱、跨院區交接

資料品質：HIS、OCR 文件擷取、Looker Studio、健保申報檢核

作業治理：個資分級、異常追蹤、稽核留痕、醫事單位協調

教育背景

中臺灣健康管理大學｜健康資訊管理學士，醫療資訊與病歷管理學系｜2015-09–2019-06

專題：轉診資料完整度與跨院就醫銜接時間

證書與獎項

證書｜醫療資料品質管理研習證書，中部醫療營運發展中心（虛構），2022-11。HIS 資料核驗、權限及申報文件品質

獎項｜跨院行政銜接改善獎，群禾聯合醫療中心（虛構），2024-12。提升轉診通知及文件到位率

語言能力

中文（母語）、英文（可整理醫療行政文件及外籍病人表單）

牙醫診所行政人員簡歷

適合：適合牙醫診所、口腔照護中心及牙科營運行政職務。

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結合牙椅排程、同意書控管、影像歸檔和回診率改善。

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個人總結

5 年牙科聯合診所櫃檯與營運行政經驗，從掛號排程逐步負責治療計畫文件、診間週轉和回診追蹤。熟悉 Open Dental、Airtable、簡訊預約工具及影像檔案管理，重視病患同意、醫師時段運用與個資保護。

工作經歷

牙科診所營運行政專員｜竹沐牙醫聯合診所｜新竹｜2022-04–至今

在 Open Dental 依治療時長和器械需求重排 6 張醫師椅位日曆，與 9 位牙醫師及 5 名助理每週校準 1,420 個時段，因器械準備不符造成的臨時換診由每月 23 次降至 6 次。
把植牙、矯正及拔牙同意書依醫師版本與日期建立 Airtable 核准欄，和 3 位診所負責醫師覆核 18 種文件，抽查 360 份病歷的舊版使用件數從 14 份降至 1 份。
以簡訊系統對照療程節點發送術後照護與回診提醒，協調 4 位諮詢師追蹤每月 510 位療程患者，90 日內應回診未預約比例由 28% 降至 16%。
將健保卡、X 光影像及批價收據的交班項目寫入每日核對表，和櫃檯及申報同仁盤點月均 2,700 筆看診，閉診後更正帳務工時由每週 8.5 小時降至 3 小時。

牙科櫃檯暨療程協調助理｜維森口腔照護中心｜苗栗｜2020-01–2022-03

依醫師休診、手術時長及消毒週期維護診所排班表，與 4 位醫師及 6 位助理安排每週 520 次預約，連續兩個月候診超過 30 分鐘比例由 17% 降至 9%。
用掃描命名規則整理全景片、根尖片與轉診附件，配合 2 名放射設備管理員歸檔 1,900 份年度影像，因檔名無法辨識的重掃需求由 41 件降至 7 件。
把矯正回診改約原因分成 5 類並在晨會檢討，和 3 位諮詢師處理 260 個月案件，臨時空椅時段成功補入候補患者的比例從 43% 提高至 67%。
以 POS 日結報表比對自費療程訂金與分期收款，協同會計每週抽核 110 筆交易，季度末帳款差異從 2.4% 降至 0.5%。

專案經驗

療程同意書版本台帳｜將醫師核准日期、術式範圍和病患簽署狀態放在同一份行政索引。

技術：Airtable、Open Dental、電子簽署、版本控管

診椅候補即時通知流程｜依醫師、療程長度和器械準備條件配對取消時段。

技術：簡訊預約工具、排程規則、候補清單、回診分析

技能專長

診所營運：醫師椅位排程、療程估價行政、回診追蹤、櫃檯交班

數位系統：Open Dental、Airtable、簡訊預約工具、牙科影像歸檔

文件與服務：同意書版本、健保批價、病患通知、個資保護

教育背景

海線醫事管理學院｜醫事行政副學士，牙科診所營運組｜2017-09–2019-06

專題：回診提醒時點與療程中斷率

證書與獎項

證書｜牙科診所流程與感染管制行政證明，北區口腔照護研習社（虛構），2021-06。診間器械交接、病患文件與感染管制紀錄

獎項｜療程回診協調改善獎，竹沐牙醫聯合診所（虛構），2024-06。建立取消時段候補與分段提醒機制

語言能力

中文（母語）、英文（可協助外籍病患填寫療程資料）

前台行政人員履歷

適合：適合商務園區、共享辦公及企業接待行政職務。

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呈現商務場域前台接待、訪客安全、會議空間和租戶支援。

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個人總結

6 年商務園區與共享辦公前台營運經驗，從接待人員成長為訪客安全、會議空間和前台服務流程負責人。熟悉 Envoy、Robin、ServiceNow 及門禁系統，能兼顧賓客體驗、資料留存與場地稼動率。

工作經歷

商務園區前台行政專員｜青嶼商務園區管理股份有限公司｜臺南｜2022-07–至今

在 Envoy 將 4 種訪客類別連結邀請人核准與證件到期提示，和 6 名保全及 3 位租戶窗口每月接待約 2,400 人次，未完成訪客登記比例由 7.8% 降至 1.1%。
以 Robin 彙整 32 間會議室的預約、門禁與設備報修紀錄，和 4 位場務同仁每週釋出閒置時段，季度平均空置時數減少 310 小時。
在 ServiceNow 建立包裹、臨時門卡與設備需求分類，協作 5 個租戶服務團隊處理 680 件月請求，前台 4 小時內結案率從 72% 提升到 91%。
把夜間活動及外賓接待的撤場、保全巡檢項目改用平板點收，和 2 位值班主管及 8 家活動廠商執行 46 場活動，次日開館前未完成復原件數從 9 件降至 1 件。

接待與會員服務專員｜澄星共享辦公服務有限公司｜高雄｜2019-09–2022-06

依租戶授權名單在門禁平台設定日訪及承包商通行時段，與物業及 18 家企業助理每月核對 760 張臨時憑證，逾期仍有效的門卡由 32 張減到 4 張。
使用雲端總機標籤回報來電主題與轉接部門，和 3 位社群經理服務 410 名會員，每週錯轉或無人接聽的電話由 56 通降至 19 通。
將包裹拍照、櫃位與通知時間加入簽收表，協同 2 個據點 5 名櫃檯同仁處理每日 180 件包裹，隔日仍未領件比例在 12 週內從 21% 降為 8%。
按迎賓、無障礙動線及會議室開場三項建立接待巡檢卡，帶 7 位輪班同事每月演練 2 次，神秘客抽評服務標準由 82 分升至 94 分。

專案經驗

訪客預約與門禁聯動｜把邀請人核准、到訪時間及憑證回收狀態串成每日前台清單。

技術：Envoy、門禁平台、ServiceNow、資料留存

會議空間可用率面板｜比較預約、實際啟用及設備維護時段，協助場務調整空間配置。

技術：Robin、Power BI、感測器資料、場地營運

技能專長

前台服務：訪客預約與核身、總機及郵務、會議接待、多語引導

場地系統：Envoy、Robin、門禁管理、ServiceNow

營運支援：前台交班、事件通報、空間稼動、供應商協調

教育背景

南岸觀光與商務學院｜接待與會展管理學士，商務接待及活動營運學系｜2015-09–2019-06

專題：訪客預約資訊完整度對前台等待時間的影響

證書與獎項

證書｜企業訪客安全協調證書，南部商務場域管理協會（虛構），2022-12。訪客驗證、承包商通行與緊急通報

獎項｜第一線賓客體驗改善獎，青嶼園區服務月會（虛構），2024-08。建立訪客預約與會議場地跨班交接清單

語言能力

中文（母語）、英文（可接待外籍訪客及安排會議）、臺灣台語（日常接待溝通）

教會辦公室行政人員簡歷

適合：適合教會、社區據點及非營利機構辦公室行政職務。

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以場館維護、社區活動及補助核銷呈現教會辦公室行政工作。

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個人總結

5 年社區教會與非營利場館行政經驗，負責活動場地維運、補助核銷、採購和公共安全紀錄。熟悉 Planning Center、Airtable、Xero 與雲端文件權限，能把不同事工的場地和經費需求整理成可稽核的營運資料。

工作經歷

教會辦公室營運行政｜磐泉社區教會｜嘉義｜2022-03–至今

用 Planning Center 設定 5 類聚會與社區課程的場地需求欄，和 12 位事工負責人每週協調 9 個空間、月均 74 場活動，重複借用衝突由每季 16 件降至 3 件。
將縣市補助核定項目、採購單與成果照片建入 Airtable 憑證索引，與 3 位計畫主持人及會計每季結報 11 個案次，補件金額占比由 8.6% 降至 1.4%。
以 Xero 對照場地水電、清潔及修繕科目，協同 2 位財務同工和 7 家維護廠商月結 96 筆支出，逾期未附驗收記錄的帳目從 13 筆降至 2 筆。
把兒童教室、廚房與集會空間的安全巡檢改為帶照片的行動表單，與 4 位值堂及 2 位消防顧問每月查核 48 個點位，待改善事項平均完成時間由 18 天縮至 7 天。

社區活動場館行政｜平原共好協會｜雲林｜2019-10–2022-02

以 Google Calendar 按活動人數、器材及無障礙需求配置 3 個共享教室，和 8 個社區團體每月安排 52 場課程，臨時換場通知在半年內減少 44%。
使用 Airtable 追蹤 4 類公部門補助的報名、簽到和成果附件，與 5 位課程帶領人整理 620 筆服務紀錄，年度結案抽核資料完整率由 87% 升至 98%。
建立冷氣、投影機與無障礙升降設備的報修優先級，協調 6 家維修商每季處理約 130 件需求，活動前一天未完成的高風險工單由 12 件降至 2 件。
把小額採購改為兩家比價、驗收人簽章與發票影像同筆歸檔，和 2 位計畫專員處理 210 張年度憑證，核銷退件率從 10.5% 降至 2.9%。

專案經驗

社區共用空間維運台帳｜整合場地時段、設備狀況、維護廠商及補助資產標示。

技術：Airtable、Planning Center、Google Calendar、設備巡檢

補助案憑證追溯索引｜讓核定預算、採購憑證、簽到與成果紀錄可按計畫快速對照。

技術：Xero、Airtable、雲端權限、稽核清單

技能專長

場地行政：多用途空間排程、設備維護、活動安全巡檢、承租交接

經費與核銷：Xero、補助憑證整理、採購比價、預算追蹤

數位協作：Planning Center、Airtable、Google Workspace、權限管理

教育背景

嘉南公益管理大學｜非營利組織管理學士，社區發展與公共服務學系｜2015-09–2019-06

專題：場地共享制度對社區活動持續率的影響

證書與獎項

證書｜非營利補助核銷與場館安全證明，嘉南社區治理研習中心（虛構），2021-08。補助憑證、公共空間巡檢與承租交接

獎項｜社區空間共好實踐獎，磐泉社區教會（虛構），2024-11。改善多團體共用場地及補助成果可追溯性

語言能力

中文（母語）、臺灣台語（可協調長者及在地團體）

綜合辦公室行政人員履歷

適合：適合中小企業、貿易商及多職能辦公室行政職務。

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呈現中小企業跨請購、費用、合約、新人及出貨流程的行政成果。

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個人總結

6 年中小型貿易與生活用品公司的綜合行政經驗，從出貨文書逐步承接請購、費用、合約到職行政和月底營運報表。熟悉 Odoo、Zoho Expense、Notion 與 Metabase，能讓行政紀錄在業務、倉儲、人資及會計間順利交接。

工作經歷

綜合行政營運專員｜青鋒生活供應有限公司｜高雄｜2022-06–至今

在 Odoo 把請購、收貨及發票核對設為三段狀態，和 7 位部門申請人及倉庫每月處理 340 筆採買，月底待補單據由 58 件降至 14 件。
用 Zoho Expense 設定交通、交際及差旅憑證必填條件，與 2 位會計及 16 名外勤業務核對每月 190 張申報，退件率連續兩季由 13% 降至 4%。
把 63 份供應商及租賃合約的通知日、續約責任人放入 Notion 資料庫，和採購、法務每月確認 12 個到期項目，因未及時續約產生的服務中斷由一年 5 次降至 0 次。
以到職清單串接帳號、制服及倉儲權限申請，協作人資與 4 位主管迎接 31 名新同仁，首日仍缺任一必要項目的比例由 19% 降至 3%。

營運文書暨出貨行政｜藍岩工具貿易行｜屏東｜2020-01–2022-05

依 Odoo 訂單狀態產生每日出貨清單，和 6 位倉儲同仁核對 85 筆日均訂單的品號、箱數及承運商，出貨標籤重印率由 6.8% 降至 1.7%。
把 4 家貨運商的月結格式整併到 Power Query，與財務逐月比對 1,240 筆運費資料，發票與託運重量不符的差異金額由每月 3.1 萬元降至 6,400 元。
用 Notion 建立 9 類產品檢驗文件索引，協同品管及 3 家進口代理商補齊 410 份規格表和報關附件，客戶詢件平均回覆時間由 1.6 天縮短至 4 小時。
依輪班需求預排會議室、教育訓練和堆高機證照複訓名單，與 3 位組長每季安排 24 場內訓，因名單版本錯誤而重排的人次由 18 人降至 2 人。

專案經驗

從請購到付款對帳流程｜將採購申請、收貨驗收、費用憑證與付款狀態串為可查核的工作序列。

技術：Odoo、Zoho Expense、Power Query、Notion

新人行政就緒度清單｜按職務區分帳號、設備、倉儲與訓練需求並標記責任人。

技術：Notion、Odoo、到職流程、Metabase

技能專長

日常行政：請購與驗收、費用核銷、合約到期追蹤、新人到職

營運系統：Odoo、Zoho Expense、Notion、Metabase

跨部門支援：庫存文件、月結資料、供應商往來、流程建置

教育背景

港都數位商務學院｜企業資訊管理學士，中小企業營運資訊學系｜2016-09–2020-06

專題：進銷存資料一致性與小型貿易公司月結時間

證書與獎項

證書｜中小企業行政流程改善證書，南方商務營運學苑（虛構），2023-04。請購、費用及人員行政流程盤點

獎項｜營運資料整合優選提案，青鋒生活供應年度改善會（虛構），2024-05。降低月底單據補件並提升出貨資料一致性

語言能力

中文（母語）、英文（可處理採購、物流及進口往來郵件）

辦公室行政履歷撰寫指南

1. 交代服務範圍與工作節奏

說明服務幾個據點、診間、部門或場地，以及每月處理的申請、文件、訪客或活動數量，讓讀者看出行政工作的規模。

2. 讓系統工具連上流程

列出 HIS、採購、門禁、工單或費用工具時，補充如何用它們核驗、分流、追蹤或交接工作，不要只羅列軟體名稱。

3. 呈現可核對的營運成果

可用處理時間、缺件率、帳務差異、工單逾期、設備可用率、訪客等候或採購成本，並附期間、案件量或前後比較基準。

4. 寫出跨部門合作和責任

交代與財務、資訊、醫事、物業、供應商或事工團隊合作時，自己負責的檢查、決策、紀錄及追蹤環節。

量化行政成果的寫法示例

在 Coupa 將 7 個部門的請購欄位整併為 3 種核准路徑，和 11 位預算負責人每月檢視 280 張訂單，平均核准時間由 4.6 天降至 2.8 天。

從履歷範例開始建立自己的版本

每份案例都提供完整履歷文字、PDF 和 PDF 第一頁 JPG 預覽。你可以查看相同版型的入口，再替換成自己的真實經歷；也可瀏覽繁中履歷模板或使用 ATS 檢查工具。

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辦公室行政履歷常見問題

辦公室行政履歷應該放哪些成果？

可以呈現採購核准時間、資產盤點差異、文件缺件率、工單處理速度、空間使用率或費用核銷退件率，並寫明工作量、期間和改善前後數據。

行政職務沒有營收數據，要如何量化？

使用你能追溯的營運指標，例如每月處理件數、準時率、平均處理時間、錯誤或退件數、設備可用率及節省工時。

醫療或牙科行政需要寫出哪些系統？

挑選自己實際操作過的 HIS、診所排程、病歷、申報或通知工具，說明它們如何協助資料核驗、診間安排及病患服務。

PDF 和 JPG 預覽有什麼差異？

PDF 可檢視完整履歷，自然分頁為 1 至 2 頁；JPG 僅顯示 PDF 第一頁，方便快速預覽版面。

6 份案例提供 PDF 下載及第一頁 JPG 預覽，可從合適版型開始製作自己的履歷。